Pendekatan ini memastikan bahwa hanya pengguna yang memiliki akses valid yang dapat bergabung ke dalam instansi. Secara sistem, proses invite akan:
- Mengirim undangan ke email pengguna
- Mengaitkan pengguna ke instansi terkait
- Memberikan role awal sesuai konfigurasi
- Pengguna menerima invitation
- Pengguna membuat atau mendapatkan password untuk login
Konsep Invite
Invite berbasis email memastikan kontrol akses yang lebih aman, karena hanya pemilik email yang dapat mengaktifkan akun.
Tujuan dan Use Case
Fitur ini digunakan dalam skenario berikut:- Menambahkan anggota tim baru ke dashboard
- Memberikan akses ke stakeholder eksternal
- Onboarding user baru secara terkontrol
- Mengelola akses tanpa perlu membuat akun manual
Behavior Sistem
Saat proses invite dilakukan, sistem memiliki perilaku berikut:- Jika email belum terdaftar → sistem akan membuat akun baru
- Jika email sudah terdaftar → pengguna langsung ditambahkan ke instansi
- Role akan langsung terpasang saat invite dibuat
- Pengguna harus menyelesaikan proses aktivasi melalui email
- Akses ke sistem baru aktif setelah proses invite selesai
Jika tidak ada role custom, sistem hanya menyediakan role Admin sebagai default.
Prasyarat
Sebelum mengundang pengguna:- Anda memiliki permission untuk mengelola pengguna
- Email pengguna valid dan aktif
- Role sudah tersedia dalam sistem
- Email belum terdaftar di platform Mertani
Langkah Invite Pengguna
1
Access User Management Page
Buka Instansi → Manajemen Pengguna
2
Open User Invitation Form
Klik tombol
Invite Pengguna untuk membuka form undangan3
Enter User Email
Masukkan email pengguna yang akan diundang
4
Select User Role
Tentukan role yang akan diberikan kepada pengguna
5
Send Invitation
Klik tombol Simpan untuk mengirim undangan ke email pengguna
6
Open Invitation Email
Pengguna akan menerima email undangan dari Mertani. Buka email tersebut untuk melanjutkan proses aktivasi akun.
7
Accept Invitation
Klik tombol Terima Undangan yang terdapat pada email.
8
Get Account Password
Setelah undangan diterima, sistem akan menampilkan atau mengirimkan password akun yang dapat digunakan untuk login.
9
Login to Dashboard
Buka halaman login dashboard, kemudian masuk menggunakan email yang diundang dan password yang telah diperoleh.
Alur Setelah Invite
Setelah undangan dikirim:- Pengguna menerima email undangan
- Pengguna membuka link invitation
- Pengguna menerima
passwordmelalui email - Pengguna dapat login ke dashboard
- Role langsung aktif sesuai konfigurasi
Dampak Sistem
Setelah pengguna berhasil di-invite:- Pengguna langsung terhubung ke instansi
- Role menentukan akses awal pengguna
- Pengguna dapat langsung menggunakan fitur sesuai role
Best Practice
Untuk memastikan proses berjalan optimal:- Gunakan email yang valid dan aktif
- Pilih role yang sesuai sejak awal
- Hindari memberikan akses tinggi tanpa kebutuhan
- Verifikasi pengguna yang diundang